EDM에서 SSoT를 찾고 유지하는 플레이북
SSoT(Single Source of Truth)는 파일 하나가 아니라 어떤 질문에 어떤 원천을 권위 있다고 인정하는지에 대한 규칙과 책임이다. 같은 업무에도 계약의 SSoT, 절차의 SSoT, 실적의 SSoT가 다를 수 있다.
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중복·버전 후보와 메타데이터를 찾는 데까지는 Data Ready, 어느 원천이 언제 어디에 유효한지 사람이 판정하는 일은 Knowledge Ready다. SSoT는 후자의 승인 결과다.
“최신 수정일”이 진실이 아닌 이유
- 오래된 승인 문서를 최근에 열어 저장했을 수 있다.
- 최신 초안이 효력 중인 구버전보다 수정일이 늦다.
- 승인 PDF와 편집 원본의 수정일·내용이 다르다.
- 로컬 복사본은 EDM의 폐기·대체 관계를 모른다.
- 첨부파일은 메일에서 번복됐거나 다른 범위에만 적용될 수 있다.
전자기록 관리는 수집·조직·분류·저장·검색·사용·폐기라는 생애주기 능력을 요구한다. EDM의 검색·버전 기능만으로 기록관리와 SSoT가 자동 해결되지는 않는다. (NARA ERM 요구사항 방법론)
1단계: 저장소를 먼저 지도화한다
| 확인 영역 | 질문 |
|---|---|
| 공간 | 공식 저장소, 팀 폴더, 개인 폴더, 메일 첨부는 어디인가? |
| 문서 유형 | 규정, 절차, 계약, 설계, 보고, 실적의 권위 기준이 다른가? |
| 상태 | 초안·검토·승인·효력·대체·폐기를 시스템이 표현하는가? |
| 식별 | 문서 ID와 버전이 파일명 밖에도 존재하는가? |
| 권한 | 폴더 상속, 예외 ACL, 외부 공유와 다운로드 권한은 무엇인가? |
| 보존 | 보존기간, 법적 보존, 삭제·파기 증거가 있는가? |
| 연계 | 메일, 결재, 업무 시스템과 문서의 관계를 추적할 수 있는가? |
2단계: 중복과 버전 후보를 만든다
완전 동일 파일은 암호학적 해시로 찾고, 내용이 거의 같은 파일은 정규화 텍스트와 구조 유사도로 후보화한다. 유사도는 삭제 명령이 아니라 검토 대기열을 만드는 도구다.
- 완전 중복: 바이트 해시 동일
- 표현 중복: PDF/Word처럼 형식만 다른 동일 내용
- 파생 버전: 일부 문단·표·날짜가 변경
- 부분 중복: 여러 문서를 합친 종합본 또는 발췌본
- 충돌: 같은 범위·효력일에 서로 다른 규칙·수치
3단계: 권위 점수를 설명 가능하게 계산한다
AI나 규칙 엔진은 다음 증거로 SSoT 후보 순위를 만든다.
| 증거 | 강한 신호 | 경고 신호 |
|---|---|---|
| 승인 | 권한 있는 승인자와 승인 기록 | 승인자·절차 불명 |
| 상태 | 효력 중, 대체 관계 명시 | 초안, 검토중, 폐기 |
| 효력 | 질문 시점과 적용 범위 일치 | 미래 시행, 기간 만료 |
| 소유 | 지정된 업무 소유자 저장소 | 개인 폴더·메일 임시 첨부 |
| 식별 | 공식 문서 ID·버전·해시 | 파일명에만 최종 표기 |
| 참조 | 상위 정책·결재·업무시스템 연결 | 출처와 근거 없음 |
| 품질 | 필수 섹션·서명·단위 완전 | 페이지·표·첨부 누락 |
점수, 사용한 증거, 제외한 증거, 불확실성을 함께 보여준다. 업무 소유자는 SSoT·충돌대장에서 승인, 조건부 승인, 보류, 폐기, 병존 중 하나를 선택한다.
하나를 고르면 안 되는 경우
- 지역·제품·계약·고객에 따라 다른 문서가 동시에 유효하다.
- 과거 시점 질문에는 당시 효력 버전이 필요하다.
- 정책과 실제 업무 실적은 서로 다른 종류의 사실이다.
- 법적 분쟁이나 감사 때문에 상충 기록을 모두 보존해야 한다.
이때는 하나를 삭제하지 말고 적용 범위와 시간 조건이 있는 여러 권위 원천으로 관리한다. SSoT보다 “신뢰 가능한 원천 집합(Authoritative Source Set)”이 정확한 표현일 수 있다.
4단계: 사용자에게 상태를 보이게 한다
검색과 AI 답변에 제목만 표시하지 않는다.
[효력 중] OPS-MNT-014 v2.1 · 2026-07-01 시행
소유자: 설비기술팀 · 다음 검토: 2027-01-01
대체: v2.0 · 적용: 국내 A/B 공장
근거 위치: 4.2절 점검 순서충돌·만료·검토중 상태는 눈에 띄게 표시하고, 답변이 어떤 시점과 적용 범위를 가정했는지 말한다.
5단계: 다시 무너지지 않게 한다
- 승인 저장 위치와 문서 ID 발급 규칙을 단순하게 만든다.
- 새 승인 시 이전 버전에 대체 링크와 효력 종료일을 자동 기록한다.
- 만료·검토기한·소유자 부재·동시 효력 충돌을 주기 탐지한다.
- 로컬 사본을 금지하는 대신 공식 원본으로 돌아가는 링크와 오프라인 절차를 제공한다.
- AI 답변 오류에서 발견된 문서 문제를 원천 개선 백로그로 돌린다.
- 폐기는 업무 소유자·기록관리·법적 보존 규칙의 승인을 거친다.
지표
- 소유자·상태·효력일이 없는 문서 비율
- SSoT 충돌 수, 평균 판정 시간, 기한 초과 수
- 폐기·만료 문서가 검색 상위에 노출된 횟수
- 공식 원본 대신 개인 복사본이 인용된 비율
- 원본 변경이 색인에 반영되는 시간
- 답변에서 적용 시점·범위를 찾을 수 있는 비율
SSoT가 정해진 뒤에는 수집 파이프라인이 그 상태와 권한을 손실 없이 전달해야 한다.